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            從入職到離職,HR一定要存檔的12份法律文件

            如何降低用工風險,是每個HR需要面對的迫切問題。每個企業HR都應根據自身不同的狀況制定出專用的法律文件,并加以妥善保存。我們整理了從入職到離職,HR一定要存檔的12份法律文件,一起學習一下!


             HR的12份必備法律文件


             

            勞動合同

            勞動合同在現代企業管理中所起的重要作用已不言而喻,沒有與勞動者簽訂合同,那么企業將每月支付員工二倍工資。


            集體合同

            《勞動合同法》第十一條規定:用人單位未在用工的同時訂立書面勞動合同,與勞動者約定的勞動報酬不明確的,新招用的勞動者的勞動報酬按照集體合同規定的標準執行;沒有集體合同或者集體合同未規定的,實行同工同酬。


            由此可見,集體合同可以在企業與勞動者因勞動報酬、勞動條件等標準約定不明確產生爭議的時候起到重要的標準作用,一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動糾紛。


            員工名冊

            《勞動合同法》第七條規定:用人單位應建立職工名冊備查!秾嵤l例》第三十三條補充:用人單位違反勞動合同法有關建立職工名冊規定的,由勞動行政部門責令限期改正;逾期不改,由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。


            勞動合同簽收單

            《勞動合同法》第八十一條規定:用人單位提供的勞動合同文本未載明本法規定的勞動合同必備條款或者用人單位未將勞動合同文本交付勞動者的,由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應當承擔賠償責任。


            職位告知書

            《勞動合同法》第八條規定:用人單位招用勞動者時,應當如實告知勞動者工作內容、工作條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬,以及勞動者要求了解的其他情況。


            實踐中用人單位往往會忽視這個主動告知義務,導致發生因“欺詐”而導致勞動合同無效并賠償勞動者損失的法律風險。


            入職登記表

            《勞動合同法》第八條規定:用人單位有權了解勞動者與勞動合同直接相關的基本情況,勞動者應當如實說明。


            如果勞動者在入職時存在不實或欺詐,將成為日后用人單位解除勞動合同的重要證據。


            簽訂勞動合同通知書

            《實施條例》第五條規定:自用工之日起一個月內,經用人單位書面通知后,勞動者不與用人單位訂立書面勞動合同的,用人單位應當書面通知勞動者終止勞動關系,無需向勞動者支付經濟補償,但是應當依法向勞動者支付其實際工作時間的勞動報酬。


            現實中,一些員工因為種種原因不愿與企業簽訂勞動合同,此時一份書面的簽訂勞動合同通知書就顯得尤為重要。


            勞動合同變更協議書

            《勞動合同法》第三十五條規定:用人單位與勞動者協商一致,可以變更勞動合同約定的內容。


            變更勞動合同,應當采用書面形式。


            解除、終止勞動合同通知書

            解除、終止勞動合同是結束勞動者與用人單位之間關系的唯一途徑,解除、終止勞動合同的具體時間是計算工資、加班費、經濟補償金數額的重要依據。


            解除、終止勞動合同的證明

            《勞動合同法》第五十條規定:用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明,并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。


            第八十九條規定:用人單位違反本法規定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明,由勞動行政部門責令改正;給勞動者造成損害的,應承擔賠償責任。


            加班申請書

            《勞動合同法》第三十一條規定:用人單位應當嚴格執行勞動定額標準,不得強迫或者變相強迫勞動者加班。用人單位安排加班的,應當按照國家有關規定向勞動者支付加班費。


            另第八十五條中規定:用人單位安排加班不支付加班費的,由勞動行政部門責令限期支付勞動報酬、加班費或者經濟補償。


            加班費的支付一直是個敏感問題,加班時間多少是計算加班費的重要根據,一份書面記錄加班情況的文件尤為重要。


            勞動合同續簽意向書

            《勞動合同法》第四十六條規定:除用人單位維持或者提高勞動合同約定條件續訂勞動合同,勞動者不同意續訂的情形外,依照本法第四十四條第一項規定終止固定期限勞動合同的,用人單位應當向勞動者支付經濟補償。


            勞動合同期滿后的企業的續訂條件以及勞動者的續訂意向是判斷用人單位是否要支付經濟補償的重要標準,一份書面的文件能真實的反映雙方的意向,避免日后不必要的勞動糾紛。

               
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